از پیش‌فاکتور تا پرداخت آنلاین؛ راهنمای عملی برای کسب‌وکارهای کوچک

در فروش به شرکت‌ها، پیش‌فاکتور معمولاً نقطه‌ای است که گفتگو از «علاقه» به «تصمیم» می‌رسد. مشتری آن را برای مدیرش می‌فرستد، با پیشنهاد رقیب مقایسه می‌کند و گاهی چند هفته بعد با یک سؤال برمی‌گردد. پیش‌فاکتوری که دقیق، خوانا و قابل‌پیگیری باشد، این مسیر را کوتاه‌تر می‌کند؛ و اگر پرداخت هم با یک لینک ممکن باشد، فاصله‌ی تأیید تا وصول پول کمتر می‌شود.

پیش‌فاکتور و فاکتور چه فرقی دارند

پیش‌فاکتور پیشنهاد قیمت است: می‌گوید اگر خرید انجام شود، چه چیزی با چه مبلغی و چه شرایطی تحویل می‌شود. تعهد قطعی خرید نیست و معمولاً مهلت اعتبار دارد.

فاکتور سند فروش انجام‌شده است و مبنای دریافت پول و ثبت در حساب‌ها قرار می‌گیرد.

یک قاعده‌ی ساده که از سردرگمی جلوگیری می‌کند: شماره‌گذاری این دو را جدا نگه دارید. اگر پیش‌فاکتورها و فاکتورها از یک دنباله‌ی شماره استفاده کنند، حسابدار در پایان سال با فاکتورهایی روبه‌رو می‌شود که شماره‌هایشان پشت سر هم نیست و باید توضیح بدهید چرا.

اجزای یک پیش‌فاکتور خوب

پیش‌فاکتور قرار است بدون توضیح شفاهی هم فهمیده شود. این موارد را داشته باشد:

• مشخصات فروشنده: نام کسب‌وکار، نشانی، تلفن و در صورت وجود شناسه‌ی ملی و کد اقتصادی.
• مشخصات خریدار: نام شرکت یا شخص، شناسه‌ی ملی و کد اقتصادی شرکت، نشانی. برای شرکت‌ها این اطلاعات بعداً روی فاکتور هم لازم است؛ همین حالا بگیرید.
• شماره و تاریخ: تاریخ شمسی صدور و در صورت نیاز مهلت اعتبار.
• ردیف‌های کالا یا خدمت: شرح روشن، تعداد، مبلغ واحد و جمع ردیف. «خدمات پشتیبانی» مبهم است؛ «پشتیبانی نرم‌افزار، ۱۲ ماه، تا ۵ کاربر» روشن است.
• تخفیف: اگر هست، جدا نشان داده شود تا مشتری ببیند چه امتیازی گرفته است.
• مالیات بر ارزش افزوده: جدا از جمع کالا و خدمات محاسبه و نمایش داده شود.
• مبلغ نهایی به عدد و حروف: حروف جلوی سوءتفاهم و دستکاری را می‌گیرد.
• شرایط: زمان تحویل، نحوه‌ی پرداخت (پیش‌پرداخت، اقساط، پرداخت آنلاین)، شرایط گارانتی یا پشتیبانی.

پیش‌فاکتور را به فرصت فروش وصل کنید

پیش‌فاکتوری که فقط به‌صورت فایل در ایمیل یا پیام‌رسان فرستاده شود، از دید تیم گم می‌شود. بهتر است هر پیش‌فاکتور به فرصت فروش مربوطش وصل باشد تا:

• روی پرونده‌ی مشتری دیده شود که چه قیمتی، کی و با چه شرایطی داده شده است.
• اگر مشتری بعد از دو ماه برگشت، نسخه‌ی دقیق پیشنهاد قبلی در دسترس باشد.
• فرصت به مرحله‌ی «پیشنهاد» در کاریز فروش برود و یک تاریخ پیگیری بگیرد.

پیگیری پیش‌فاکتور بی‌جواب

بیشتر پیش‌فاکتورها در اولین روز جواب نمی‌گیرند. چند پیشنهاد عملی:

1. هم‌زمان با ارسال، تاریخ پیگیری بگذارید. مثلاً سه روز کاری بعد.
2. پیگیری اول کوتاه باشد: «پیش‌فاکتور به دست‌تان رسید؟ سؤالی هست که روشن کنم؟»
3. در پیگیری دوم ارزش اضافه کنید: پاسخ به سؤالی که احتمالاً دارند، یا گزینه‌ی دیگری با بودجه‌ی کمتر.
4. اگر بعد از چند بار تماس جوابی نیامد، فرصت را با دلیل «بی‌پاسخ» ببندید و یادداشت بگذارید که چند ماه بعد دوباره تماس بگیرید.

تبدیل پیش‌فاکتور به فاکتور

وقتی مشتری تأیید کرد، بهتر است فاکتور از روی همان پیش‌فاکتور ساخته شود، نه از اول. این کار دو فایده دارد: ردیف‌ها و مبلغ‌ها دوباره تایپ نمی‌شوند (و غلط تایپی وارد نمی‌شود) و رابطه‌ی پیش‌فاکتور و فاکتور ثبت می‌ماند. فقط حواس‌تان باشد هر پیش‌فاکتور یک بار تبدیل شود تا دو فاکتور برای یک فروش صادر نشود.

اگر کسب‌وکارتان مشمول سامانه‌ی مودیان است، صورت‌حساب الکترونیکی را باید طبق قواعد همان سامانه ثبت کنید؛ ابزار فاکتورساز داخلی جای آن را نمی‌گیرد.

پرداخت آنلاین: چه چیزی لازم است

برای اینکه مشتری بتواند با کارت بانکی آنلاین پرداخت کند، به یک درگاه پرداخت از یک شرکت پرداخت‌یار مجاز، مثل زرین‌پال، نیاز دارید. برای گرفتن درگاه معمولاً باید هویت خودتان یا شرکت را احراز کنید و حساب بانکی مقصد را معرفی کنید؛ شرایط دقیق و مدارک لازم را از خود پرداخت‌یار بپرسید، چون ممکن است تغییر کند. نتیجه‌ی این مرحله یک شناسه‌ی پذیرنده (مرچنت) است.

وقتی درگاه آماده شد، مسیر پرداخت این شکلی است:

1. شما برای فاکتور یک لینک پرداخت می‌فرستید.
2. مشتری لینک را باز می‌کند، فاکتور را می‌بیند و دکمه‌ی پرداخت را می‌زند.
3. به صفحه‌ی امن درگاه می‌رود و با کارت بانکی پرداخت می‌کند.
4. بعد از برگشت، پرداخت از طرف سرور تأیید (verify) می‌شود و فقط آن وقت فاکتور «پرداخت‌شده» علامت می‌خورد.

قدم چهارم مهم است: صرفِ برگشتن مشتری از درگاه یعنی پرداخت موفق نیست. سیستمی که بدون تأیید سمت سرور فاکتور را پرداخت‌شده بزند، قابل‌سوءاستفاده است.

بعد از پرداخت

پرداخت آنلاین فقط وقتی کار را ساده می‌کند که بقیه‌ی زنجیره هم خودکار باشد: وضعیت فاکتور عوض شود، به مسئول فروش خبر برسد و اگر دفتر حساب دارید، دریافت در آن ثبت شود. اگر فاکتور سررسید دارد، یک یادآوری مؤدبانه در روز سررسید معمولاً از چند تماس پیگیری مؤثرتر است؛ به شرطی که لحنش طلبکارانه نباشد.

پیش‌فاکتور و پرداخت در پیشبرد

در پیشبرد (پلن استارتر و بالاتر) پیش‌فاکتور و فاکتور هر کدام شماره‌گذاری جدا با پیشوند و شماره‌ی شروع دلخواه دارند. هر سند چند ردیف با تخفیف ردیفی و تخفیف کل دارد و ارزش افزوده (پیش‌فرض ۱۰٪، قابل تغییر) و جمع‌ها همیشه در سرور حساب می‌شوند. می‌توانید فاکتور را از روی فرصت فروش بسازید تا مشتری خودش پر شود، پیش‌فاکتور را با یک کلیک به فاکتور تبدیل کنید و نسخه‌ی چاپی A4 را با «چاپ ← ذخیره به PDF» مرورگر بگیرید که مبلغ به حروف و جای مهر و امضا دارد. لینک پرداخت زرین‌پال به مرچنت خود سازمان شما وصل است و پرداخت پس از تأیید سرور فاکتور را پرداخت‌شده می‌کند. فاکتور را می‌شود ایمیل کرد، برای حسابدار خروجی اکسل گرفت و اگر بخواهید، پیامک یادآوری روز سررسید را روشن کرد. پیشبرد به سامانه‌ی مودیان وصل نیست.